Zakończenie e-maila jest prawdopodobnie trudniejsze niż jego rozpoczęcie. Wiesz, co powiedzieć adresatowi, ale sposób, w jaki kończysz e-maila, jest naprawdę ważny, ponieważ chcesz dać adresatowi ostateczne przypomnienie, czego oczekujesz od tego e-maila, i pozostawić trwałe wrażenie. W tym artykule opowiem ci o tym, jak napisać dobrego e-maila, ze szczególnym uwzględnieniem najlepszych sposobów na zakończenie e-maila.
Co to jest zakończenie e-maila?
Efektywne zakończenie e-maila jest naprawdę istotne, ponieważ pozostawia trwałe wrażenie i może wpłynąć na to, jak Twoja wiadomość jest odbierana. Oto kluczowe aspekty, które sprawiają, że zakończenia e-maili są ważne:
Linie końcowe:
To odnosi się do podsumowania lub ostatniej uwagi, którą zawierasz na końcu e-maila. To ważne, ponieważ wzmacnia Twoją główną wiadomość lub intencję i pozostawia trwałe wrażenie na odbiorcy. Dobrze sformułowana linia końcowa może podsumować Twoje kluczowe punkty, wyrazić wdzięczność lub ustawić oczekiwania na dalsze działania.
Podpis:
Podpis to słowo lub zwrot, którego używasz tuż przed swoim imieniem w e-mailu. Służy jako grzeczny i profesjonalny sposób zakończenia wiadomości. Do popularnych podpisów należą "Z poważaniem", "Z wyrazami szacunku", "Pozdrawiam", "Dziękuję" i ich wariacje. Wybór odpowiedniego podpisu zależy od tonu i formalności e-maila oraz Twojej relacji z odbiorcą.
Podpis:
Twój podpis w e-mailu zazwyczaj zawiera Twoje imię, tytuł zawodowy, dane kontaktowe i czasami dodatkowe osobiste szczegóły, takie jak strona internetowa Twojej firmy lub profile w mediach społecznościowych. Zapewnia to istotny kontekst dotyczący tego, kim jesteś i jak odbiorca może się z Tobą skontaktować, jeśli potrzebuje dalszych informacji lub chce odpowiedzieć. Zawieranie podpisu zapewnia jasność i profesjonalizm w Twojej komunikacji e-mailowej.
Ogólne i profesjonalne zakończenia e-maili [Formalne]
Kiedy chodzi o profesjonalną komunikację, znajomość sposobu zakończenia e-maila w sposób grzeczny i profesjonalny jest kluczowa. Dobrze sformułowane zakończenie e-maila może pozostawić trwałe wrażenie i ustawić ton dla przyszłych interakcji. Jako osoba, która napisała niezliczone profesjonalne e-maile, nie mogę wystarczająco podkreślić znaczenia tego często pomijanego aspektu etykiety e-mailowej. W tej sekcji omówię różne aspekty kończenia e-maila, w tym odpowiednie zwroty końcowe, podpisy i dodatkowe uwagi, które warto wziąć pod uwagę.
Kiedy piszemy formalne e-maile?
Piszemy formalne e-maile w profesjonalnych okolicznościach lub gdy komunikujemy się z osobami, których nie znamy dobrze. Zdarza mi się używać formalnego tonu w kilku sytuacjach:
Aplikacje o pracę: Kiedy wysyłam listy motywacyjne lub śledzę aplikacje o pracę, formalny ton jest niezbędny, aby zrobić dobre pierwsze wrażenie.
Komunikacja biznesowa: Czy to z klientami, potencjalnymi partnerami, czy wyższym kierownictwem, formalne e-maile pomagają utrzymać profesjonalny wizerunek.
Ustawienia akademickie: Kiedy koresponduję z profesorami, administratorami lub w dyskusjach naukowych, zwykle oczekiwany jest formalny ton.
Oficjalne zapytania lub skargi: Kiedy kontaktuję się z organizacjami lub urzędami, formalny e-mail może zapewnić, że Twoja wiadomość zostanie poważnie potraktowana.
W tych sytuacjach znajomość sposobu zakończenia e-maila w sposób profesjonalny może znacząco wpłynąć na to, jak Twoja wiadomość zostanie odebrana. Zawsze podwójnie sprawdzam moje zakończenie, aby upewnić się, że jest zgodne z ogólnym tonem e-maila i przekazuje odpowiedni poziom szacunku.
Ale co to jest dobra zdanie kończące dla e-maila? Co ważniejsze, jak skutecznie napisać zakończenie e-maila? To często jest mylące, jeśli nie wiesz, jaki jest cel Twojego e-maila i jaka jest Twoja relacja z odbiorcą.
Dobre zakończenie e-maila składa się z mocnego zdania kończącego, a następnie podpisu. Spójrzmy na kilka przykładów każdego z nich, aby zrozumieć, jak te dwa elementy funkcjonują w zakończeniu e-maila.
5 najlepszych linii końcowych
Aby zakończyć e-maila profesjonalnie, zawsze upewniam się, że zawieram zdanie końcowe, które podsumowuje główny punkt lub wskazuje następne działania. Oto 5 najlepszych linii końcowych dla formalnych e-maili:
"Proszę, informuj mnie o..."
Ta linia końcowa jest doskonała, gdy prosisz o aktualizacje lub kontynuowaną komunikację. Na przykład:
"Proszę, informuj mnie o wszelkich postępach dotyczących harmonogramu projektu."
To zdanie grzecznie prosi odbiorcę o utrzymanie kontaktu i dzielenie się istotnymi informacjami, co jest szczególnie przydatne w trwających relacjach zawodowych lub projektach.
"Będę wdzięczny, jeśli..."
Ten zwrot to grzeczny sposób na złożenie prośby lub wyrażenie wdzięczności. Na przykład:
"Będę wdzięczny, jeśli mógłbyś przejrzeć załączony dokument i przesłać swoje uwagi do piątku."
Ta linia końcowa jasno określa, czego potrzebujesz od odbiorcy, zachowując grzeczny i profesjonalny ton.
"Dziękuję za Twoją uwagę."
To uniwersalny i szacunkowy sposób na wyrażenie wdzięczności, szczególnie przydatny, gdy składasz prośbę lub ubiegasz się o stanowisko. Przykład:
"Dziękuję za Twoją uwagę. Z niecierpliwością czekam na możliwość dalszej rozmowy na temat moich kwalifikacji."
Ta linia końcowa pokazuje docenienie czasu i uwagi odbiorcy, co może pozostawić pozytywne wrażenie.
"Z niecierpliwością czekam na wiadomość od Ciebie."
Ta linia końcowa wyraża oczekiwanie na przyszłą komunikację i może delikatnie zasugerować odpowiedź. Na przykład:
"Z niecierpliwością czekam na wiadomość od Ciebie w sprawie kolejnych kroków w procesie aplikacji."
To zdanie wskazuje Twoje zainteresowanie kontynuowaniem rozmowy i może być szczególnie skuteczne w e-mailach przypominających lub po rozmowach kwalifikacyjnych.
"Nie wahaj się skontaktować ze mną, jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji."
Ta linia końcowa oferuje pomoc i otwiera drzwi do dalszej komunikacji. Przykład:
"Nie wahaj się skontaktować ze mną, jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji na temat mojej propozycji."
To zdanie pokazuje Twoją gotowość do udzielenia więcej szczegółów lub wyjaśnień, co może być pomocne w złożonych sytuacjach zawodowych.
5 najlepszych podpisów
Po zdaniu końcowym używam formalnego podpisu. Niektóre z moich ulubionych opcji to:
Z poważaniem
Z serdecznymi pozdrowieniami
Z wyrazami szacunku
Z wyrazami szacunku
Z szacunkiem
Te zakończenia są odpowiednie w większości formalnych sytuacji. Przekazują szacunek i profesjonalizm, nie będąc przy tym zbyt poufałe. Wybór między nimi często zależy od konkretnego kontekstu i relacji z odbiorcą.
Zobaczmy, jak te zakończenia mogą być używane w różnych formalnych okazjach:
List motywacyjny:
"Dziękuję za rozpatrzenie mojej aplikacji. Czekam na możliwość omówienia, jak moje umiejętności odpowiadają Twoim potrzebom.
Z poważaniem,
[Twoje imię]"
Zaproszenie:
"Mamy nadzieję, że dołączysz do nas na to ważne wydarzenie. Proszę o potwierdzenie obecności do [data].
Z najlepszymi pozdrowieniami,
[Twoje imię]"
List rekomendacyjny:
"Z całego serca polecam [Imię] na to stanowisko. Proszę, skontaktuj się ze mną, jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji.
Z poważaniem,
[Twoje imię]"
Propozycja biznesowa:
"Czekam na możliwość omówienia tej propozycji bardziej szczegółowo w dogodnym dla Ciebie czasie.
Z szacunkiem,
[Twoje imię]"
Podziękowanie po rozmowie kwalifikacyjnej:
"Dziękuję jeszcze raz za poświęcony mi czas. Cieszę się na możliwość dołączenia do Waszego zespołu.
Serdeczne pozdrowienia,
[Twoje imię]"
Porady i wskazówki przy pisaniu formalnych zakończeń e-maili:
Przy tworzeniu formalnych zakończeń e-maili zawsze pamiętam o tych wskazówkach:
Dopasuj ton do sytuacji: Zastanów się nad celem swojego e-maila i relacją z odbiorcą. Aplikacja o pracę może wymagać innego zakończenia niż rutynowa komunikacja biznesowa.
Użyj profesjonalnej linii końcowej: Przed zakończeniem dodaj zdanie, które podsumowuje Twój główny punkt lub wskazuje następny krok.
Wybierz odpowiednie zakończenie: Trzymaj się klasycznych, profesjonalnych opcji jak "Z poważaniem", "Z najlepszymi pozdrowieniami" lub "Z szacunkiem". Unikaj zbyt poufałych lub swobodnych zakończeń w formalnych kontekstach.
Dodaj swoje pełne imię: W profesjonalnych ustawieniach najlepiej zakończyć e-mail pełnym imieniem, a nie tylko imieniem.
Dodaj swoje dane kontaktowe: Podaj swój tytuł zawodowy, nazwę firmy, numer telefonu i inne istotne dane kontaktowe poniżej swojego imienia.
Starannie przeczytaj: Błędy w zakończeniu e-maila mogą pozostawić złe wrażenie. Zawsze sprawdzaj pod kątem literówek lub problemów z formatowaniem.
Spersonalizowane i swobodne zakończenie e-maila [nieformalne]:
Kiedy chodzi o nieformalną komunikację, wiedza, jak zakończyć e-mail w przyjazny i zrelaksowany sposób, może pomóc w wzmocnieniu osobistych i profesjonalnych relacji. Z mojego doświadczenia wynika, że swobodne zakończenia e-maili mogą sprawić, że Twoje wiadomości będą bardziej autentyczne i dostępne, co często jest doceniane w mniej formalnych kontekstach.
Kiedy piszemy nieformalne e-maile?
Zazwyczaj piszemy nieformalne e-maile, gdy komunikujemy się z osobami, które dobrze znamy i z którymi mamy komfortową relację. Należą do nich:
Członkowie rodziny i bliscy przyjaciele
Długoletni koledzy lub przyjaciele z pracy
Członkowie klubów społecznych lub zainteresowań
Członkowie zespołu w luźnym środowisku pracy
W tych sytuacjach bardziej swobodny ton jest nie tylko odpowiedni, ale często oczekiwany. Pomaga to utrzymać ciepło i bliskość Twojej relacji, nawet w komunikacji pisemnej.
5 rekomendowanych swobodnych zakończeń:
Teraz przyjrzyjmy się niektórym rekomendowanym swobodnym zakończeniom do nieformalnych e-maili:
Dzięki!
To proste, przyjazne zakończenie świetnie sprawdza się, gdy wyrażasz wdzięczność lub prosisz o przysługę. Na przykład:
"Mógłbyś wysłać mi ten przepis, kiedy będziesz miał chwilę? Dzięki!"
Na zdrowie
To radosne zakończenie jest popularne zarówno w angielskim brytyjskim, jak i amerykańskim. Jest swobodne, ale nie zbyt poufałe, co czyni je wszechstronnym w różnych relacjach:
"Czekam na nasze spotkanie przy kawie w przyszłym tygodniu. Na zdrowie!"
Trzymaj się
To zakończenie pokazuje, że dbasz o samopoczucie odbiorcy. Jest szczególnie dobre do zakończenia rozmów w ciepłym tonie:
"Mam nadzieję, że szybko poczujesz się lepiej. Trzymaj się!"
Do usłyszenia wkrótce
To swobodne zakończenie sugeruje trwającą rozmowę i dobrze sprawdza się z osobami, z którymi regularnie się komunikujesz:
"To wszystko na teraz. Do usłyszenia wkrótce!"
Najlepsze
To skrócona wersja "Najlepsze życzenia" lub "Wszystkiego najlepszego". Jest nieco bardziej formalne niż pozostałe, co sprawia, że nadaje się do sytuacji, które leżą pomiędzy casualowymi a profesjonalnymi:
"Dał mi znać, co myślisz o propozycji.
Najlepsze,
[Twoje imię]"
Porady i wskazówki przy pisaniu nieformalnych zakończeń e-maili:
Oto kilka rzeczy, o których warto pamiętać przy pisaniu nieformalnych zakończeń e-maili:
Używaj przyjaznych linii końcowych: Przed zakończeniem możesz dodać osobisty akcent, taki jak "Mam nadzieję, że spędzisz wspaniały weekend!" lub "Przekaż moje pozdrowienia rodzinie!"
Wybierz swobodne zakończenia: Śmiało używaj bardziej zrelaksowanych opcji, takich jak "Na zdrowie", "Trzymaj się" lub po prostu "Dzięki!"
Używaj imion: W większości nieformalnych sytuacji, zakończenie tylko imieniem jest całkowicie w porządku.
Dopasuj styl odbiorcy: Zwróć uwagę na to, jak druga osoba kończy swoje e-maile i rozważ naśladowanie ich poziomu swobody.
Zważ na kontekst: Nawet w nieformalnych sytuacjach weź pod uwagę treść swojego e-maila. Jeśli omawiasz poważny temat, Twoje zakończenie powinno to odzwierciedlać.
Używanie WPS AI do doskonalenia e-maili
WPS Office oferuje szereg narzędzi, które ułatwiają pisanie e-maili i sprawiają, że są bardziej profesjonalne. Niezależnie od tego, czy jesteś nowy w pisaniu e-maili, czy po prostu chcesz zaoszczędzić czas, WPS Office ma funkcje zaprojektowane, aby Cię wspierać.
Gotowe szablony:
Korzystając z WPS Office, możesz uzyskać dostęp do różnorodnych gotowych szablonów e-maili, dostosowanych do różnych potrzeb, takich jak aplikacje o pracę czy aktualizacje dla klientów. Te szablony są starannie opracowane, aby oferować ustrukturyzowany format, który zwiększa klarowność i skuteczność Twoich e-maili. Niezależnie od tego, czy kontaktujesz się z potencjalnymi pracodawcami, czy informujesz klientów, te szablony ułatwiają proces, zapewniając, że Twoja komunikacja jest dopracowana i wpływowa.
Sprawdzanie gramatyki i składni:
WPS Office oferuje zaawansowane narzędzia, które wykraczają poza podstawowe sprawdzanie pisowni. Dokładnie sprawdza gramatykę i składnię, pomagając Ci wyeliminować błędy i utrzymać profesjonalną jasność w Twoich e-mailach. Dzięki temu Twoje wiadomości są nie tylko wolne od błędów, ale także jasno i profesjonalnie przekazują Twoje myśli.
Wsparcie z wykorzystaniem AI:
Wykorzystując nowoczesną technologię AI, WPS Office zapewnia inteligentną pomoc w szybkim tworzeniu e-maili. Funkcja AI sugeruje poprawki do Twoich szkiców e-maili, pomagając doskonalić Twoją wiadomość, aby była zwięzła, spójna i spełniała profesjonalne standardy. Niezależnie od tego, czy masz mało czasu, czy chcesz poprawić jakość swojej komunikacji, AI WPS Office zapewnia, że Twoje e-maile są skuteczne i robią pozytywne wrażenie.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
1. Jak szczerze zakończyć e-mail?
Szczerze zakończyć e-mail można, używając zdania końcowego, które zachęca do dalszej komunikacji i wyraża wdzięczność. Oto cztery skuteczne podejścia:
Informuj mnie na bieżąco: Jeśli chcesz, aby komunikacja na temat projektu była kontynuowana, jasno to wyraź. To pokazuje, że cenisz wkład odbiorcy.
Wyraź wdzięczność: Dziękując odbiorcy za jego wsparcie, wzmacniasz swoją relację. Uznanie ich przyszłych wysiłków również jest korzystne, ale bądź ostrożny, aby nie zakładać za dużo.
Poproś o konkretne informacje: Jeśli potrzebujesz bezpośredniej odpowiedzi, sformułowanie prośby jako pytania może podkreślić Twoją potrzebę ich opinii.
Zachęć do opinii: Zachęcanie odbiorcy do dzielenia się swoimi myślami pokazuje, że cenisz ich perspektywę i promuje współpracę.
2. Jakie błędy powinienem unikać przy kończeniu e-maila?
W profesjonalnej komunikacji e-mailowej ważne jest, aby unikać konkretnych błędów, które mogą zmniejszyć Twoją wiarygodność. Oto ważne punkty do rozważenia:
Zbyt nieformalne zakończenia: Bądź ostrożny, używając swobodnych zakończeń. Obejmuje to zbyt czułe zwroty, slang lub po prostu swoje imię lub myślnik przed nim.
Brak zakończenia lub podpisu: Dodanie zakończenia i swojego imienia jest ważne w większości profesjonalnych e-maili, nawet w trwających rozmowach. Ich pominięcie może być uznane za niegrzeczne.
Domyślny podpis e-mail: Wiele programów e-mailowych tworzy domyślny podpis, który często zawiera informacje o urządzeniu lub systemie operacyjnym. Te informacje są zazwyczaj nieprzydatne i mogą sugerować brak wysiłku z Twojej strony. Dostosuj swój podpis, dodając odpowiednie informacje zamiast korzystać z domyślnego.
Zrób trwałe wrażenie dzięki swojemu e-mailowi
Przez całą moją karierę jako pisarz napisałem wiele e-maili i współpracowałem z redaktorami. Nauczyłem się niuansów skutecznego kończenia e-maili, aby każda wiadomość pozostawiała trwały ślad. Podzieliłem się wszechstronnymi wskazówkami, jak opanować ten ważny aspekt komunikacji oraz jak zakończyć e-mail.
Pamiętaj, że z WPS Office pod ręką możesz podnieść jakość kończenia swoich e-maili na nowy poziom. Niezależnie od tego, czy kończysz ofertę, śledzisz projekt, czy dziękujesz klientowi, WPS Office zapewnia narzędzia, których potrzebujesz, aby stworzyć fenomenalne zakończenie. Pobierz WPS Office już dziś i zobacz, jak może pomóc Ci zostawić trwałe wrażenie na odbiorcach.
